Главная - Трудовые споры - Назначение журнала регистрации входящих документов

Назначение журнала регистрации входящих документов

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов


Она бумажная или электронная.Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4.

На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете Для этого тоже назначается ответственное лицо.

Оно использует привычный файл для внесения изменений.

Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls.

На бумаге журналы не дублируют.Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.

Журнал регистрации входящих документов

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

  1. обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, , приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.,
  2. допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.
  3. в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  4. регистрация проводится в одном месте,

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами.

Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.

Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации. Содержание

  1. Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
  2. Своевременность фиксации
  3. Содержание и характеристика граф
  4. Уникальность регистрационного номера документа
  5. Основные правила заполнения и хранения
  6. Однократность регистрации
  7. Основные правила регистрации корреспонденции
    • Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
    • Своевременность фиксации
    • Однократность регистрации
    • Уникальность регистрационного номера документа
  8. Виды журналов регистрации

Журналы регистрации документов

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц.

Документы регистрируются децентрализованно.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

Перечислим минимальный набор журналов регистрации документов, действующих в канцелярии организации.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  1. Входящих документов;
  2. Для внутренних документов.
  3. Исходящих документов;

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала .

Образец журнала регистрации входящих документов


Журнал ведет делопроизводитель или секретарь. В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

  1. журнал регистрации исходящих документов;
  2. журнал регистрации внутренних документов;
  3. журнал регистрации входящих документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию.

Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений. Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках.

Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц.

Журнал регистрации входящих документов: правила учета внешней корреспонденции

Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» — в бумажном журнале регистрации входящих документов.Регистрируемые и нерегистрируемые документы Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций.

Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую. Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству.
По общим правилам

Как заполнять журнал регистрации входящих документов?

Вся документация подлежит регистрации в тот самый момент, когда документ был получен.

Не существует чётко установленной формы журнала, поэтому определяется она индивидуально для каждой организации. Можно использовать бумажную и электронную версию журнала.

Для небольших предприятий подойдёт письменная форма, если количество поступающих документов не превышает пары сотен в год.

В остальных случаях будет целесообразно вести электронный журнал, так как он позволяет получить доступ к большому количеству документов в минимальное время, чего не получится достигнуть при бумажном варианте журнала.

Благодаря электронной версии журнала можно осуществлять поиск, сортировку и применять разнообразные фильтры на находящуюся в нём информацию.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Однако существует определённая вероятность сбоев в оборудовании, которые могут повлечь за собой потерю или искажение важных данных. Не стоит также забывать про вирусные атаки и несанкционированный доступ к информации.
Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать?

что не регистрировать? если регистрировать, то как?

какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».

Обсуждения
Подорожает свинина 2020

Оглавление:В 2020 году социальные продукты могут подорожать на...

Комментариев  0
Алгоритм расчета налога на имущество организаций

Оглавление:Как организации рассчитать налог на имуществоНалог...

Комментариев  0
Может ли дознаватель закрыть уголовное дело по необосновано завели

Оглавление:Может ли дознаватель открыть новое уголовное дело,...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top