Главная - Права человека - Правила сшива документов для архива

Правила сшива документов для архива

Правила сшива документов для архива

Как правильно сшить документы

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. приказы личного и общего состава,
  2. а также штатное расписание.
  1. накладными,
  2. кассовыми книгами,
  3. путевыми листами,
  4. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  5. счетами-фактурами,
  6. оборотными ведомостями,
  7. актами выполнения работ,
  8. авансовыми отчетами,

Информация о

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

Многостраничные документы клеить нельзя.

Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

    Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

    Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

    Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7.

    Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги. Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола.

    В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

    Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз.

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

    1. архивные;
    2. кадровые;
    3. на проверку.
    4. бухгалтерские;

    Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!

    Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

    Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

    Термины и определения».

    Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов.

    К ним относятся:

    1. приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    2. инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    3. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  • Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки.

    Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

    1. Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

    Как правильно сшивать документы

    Начинают нумерацию с цифры 1.

    Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так.
    Опись не нумеруется.Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

    Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

    При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

    Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

    Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?

    Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т.

    д.Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации.

    Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла.
    На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц.

    Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

    Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво. Фото-урок в дешевую покупную обложку смотрите по ссылке.

    Как сшить дело постоянного хранения в картонную обложку из магазина — . Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет. Для этого придется пригласить профессионалов.

    У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся: • обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов); • картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);

    Как сшивать документы

    Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг. Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы.

    Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

    Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

    Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется.

    Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

    Обсуждения
    Подорожает свинина 2020

    Оглавление:В 2020 году социальные продукты могут подорожать на...

    Комментариев  0
    Алгоритм расчета налога на имущество организаций

    Оглавление:Как организации рассчитать налог на имуществоНалог...

    Комментариев  0
    Может ли дознаватель закрыть уголовное дело по необосновано завели

    Оглавление:Может ли дознаватель открыть новое уголовное дело,...

    Комментариев  0

    Консультация юриста

    Информация

    top